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Organizzare Un Workshop, Primi Passi

E’ da giorni che con lo staff di Pianosolo stiamo cercando di organizzare un Workshop. Innanzi tutto specifichiamo cos’è questo. Il Workshop, meglio noto come convegno, è un incontro formativo o di presentazione con taglio molto pratico. Solitamente questo è diviso in due momenti: nel primo abbiamo l’oratore che spiega in maniera molto pratica come poter fare una determinata cosa, racconta le sue esperienze in quel campo e molto altro. Nella seconda parte si apre una discussione con i partecipanti. Non è dunque un evento a senso unico, ma  un evento dove si ascolta ma si partecipa anche attivamente.

Stiamo perciò cercando di organizzare per la prima volta questo evento, ma ci sono un mucchio di cose da tenere in considerazione e ci sono un mucchio di cose da calcolare! E’ più difficile di quanto mai pensassi! Ci stiamo muovendo a piccoli passi, ci stiamo informando..c’è dietro un grande lavoro per un evento del genere.

Come ho già detto è la prima mia esperienza in questo campo, e voglio condividerla con te. Ecco dunque quello che abbiamo fatto fin’ora ma soprattutto quello che dovremmo fare prima di annunciare l’evento.

Community

Prima di lanciare il Workshop, devi avere una bella community consistente che ti seguirebbe ovunque. Se perdi molto tempo ed energie ad organizzare, pubblicizzare e lanciare l’evento, e poi ti ritrovi solo tu con 2 iscritti, sarebbe piuttosto ridicolo e demoralizzante non trovi? Beh, Carlo D’Angiò organizza dei seminari al prezzo di 2.000 euro e anche più, e quindi se ci sono 8 persone è già un successo. Ma se fai pagare il Workshop a 50 euro (il che è già un prezzo molto basso), allora il numero dei partecipanti deve essere numeroso. Carlo mi ha insegnato che la prima edizione è quella che conta. Se fa successo, le altre edizioni saranno dei successi e non avrai neanche bisogno di farle troppa pubblicità. Ma se la prima edizione esce male, allora puoi anche chiudere la tua esperienza con i Workshop.

Devi avere continuo contatto con la tua community attraverso i commenti sul blog, i commenti sulla pagina di Facebook..devi diventare amico con loro, non serve solo scambiare qualche commento simpatico. Infatti, c’è una nostra collaboratrice che sta proprio svolgendo questo ruolo, quello di fidelizzare e creare forti legami con i lettori. In questo modo molti di loro verranno al workshop solo per conoscerla 😉 . Se decidi di fare l’evento a Roma, e un utente è di Milano.. devi dargli delle buone motivazioni per fargli fare tutta quella strada!

Programma e poi Lancia

Prima di lanciare la notizia alla tua community programma tutto per filo e per segno. Innanzi tutto cerca di trovare una sala adatta al numero dei possibili principianti, meglio prenderne una più grande del previsto, non si sa mai. Per quanto riguarda la sala, puoi chiedere al comune se ha delle sale libere, oppure agli Hotel che quasi sempre hanno una bella sala per le conferenze.

Gli Hotel si prestano quasi sempre molto bene a questo tipo di eventi. Tu portati gente e prestigio all’Hotel, e loro ti daranno la sala con un bello sconticino. I prezzi variano a seconda delle sale, ma ti posso dire che una sala di 100 persone circa, te la danno a 200 euro per mezza giornata e oltre i 400 per tutta la giornata. Quindi come vedi si tratta di cifre un po’ alte.

Una volta trovata la sede, e stabilita la data , inizia a prenotare! Non commettere l’errore di annunciare l’evento, e poi scoprire che la sala è già stata occupata quel giorno 😀 .

A seconda di quello che tratterai all’interno del Workshop la sala dovrà essere attrezzata o meno di altri elementi indispensabili: banchi per prendere appunti, lavagna, lavagna luminosa, proiettore, pc, un’asta per indicare le slide e chi più ne ha più ne metta.

Ovviamente non ti dimenticare mai di integrare, all’interno del tuo programma, dei momenti di pausa. Stare per 5-6 ore ad ascoltare dei tizi che parlano è dura..perciò, fai delle continue pause, e organizza dei rinfreschi con pasticcini o torte salate, la gente apprezzerà questa vostra cura nei loro confronti.

Organizza ora per ora l’argomento da trattare e i vari relatori che si susseguiranno. E’ indispensabile far parlare diverse persone: sia per catturare l’attenzione dei presenti, sia per dare a loro maggiori informazioni.

Organizza perciò su di una tabella i vari orari, le pause, chi saranno i relatori, contattali, e stabilisci il giorno o i giorni con loro più appropriati. Solo una volta che avrai stabilità tutto potrai rendere pubblico l’evento sul tuo blog e ovunque tu voglia.

Trova degli Sponsor

E’ fondamentale trovare degli sponsor per l’evento, ma non per guadagnare, ma per cercare di non andare in perdita! Ricordati che il primo obbiettivo nella prima edizione non è mai quello di guadagnare, ma quello di offrire un buon servizio, utile a chi ne usufruirà.

La gente che parteciperà dovrà uscirne col sorriso, e dovrà essere pronta a rifare quest’avventura anche un’altra volta. I workshop sono dei momenti incredibili e di grande importanza per i partecipanti. Potranno conoscere gente nuova, potranno conoscere dal vivo te e il tuo staff, potranno dialogare con te sia durante l’evento in maniera più formale, sia dopo l’evento in maniera meno formale. Potranno scambiare opinioni ed idee con con gli altri partecipanti e stringere nuovi rapporti.

Quanto far pagare i partecipanti?? C’è chi li fa pagare 2.000 come Carlo D’Angiò, ma lui ha un bel nome e il servizio che rende è di estrema qualità. C’è chi li fa pagare circa 300 euro come Robin Good, ma egli conta sul numero più che sul singolo, infatti i suoi eventi fanno quasi sempre il tutto esaurito. Secondo me un buon prezzo iniziale è quello di stare attorno le 150 euro. Di meno non si riuscirebbero a coprire le spese nemmeno lontanamente e renderebbe il servizio meno invitante. Ricordati sempre che a primo impatto è il prezzo che crea il valore. Un evento da 2.000 euro sarà qualcosa di assolutamente atteso da tutti! Ma un Workshop da 30 euro ha già l’aria dell’amatoriale!

Stabilisci perciò un giusto prezzo, un prezzo non troppo alto e che spinga gli utenti a venire, ma che allo stesso tempo non sia troppo basso e che quindi darà meno valore al tuo lavoro.  Una volta stabilito anche il prezzo è arrivato il momento del lancio!

Lancia l’evento

Forse il momento più importante, devi stare attento a come lo presenterai perchè da questo dipenderanno il 50% delle presenza (se non di più). Il mio consiglio è quello di creare un sito o una landing page apposta per l’evento. E all’interno di questo/a ci inserirai tutte le informazioni che gli utenti vorranno avere. Non dovrai lasciarli con dei “Ma”, ma dovrai lasciarli solo col dubbio se partecipare o meno, ovviamente questo dipenderà anche dalla tua capacità di convinzione. Il servizio che offri è ottimo perchè lo fai tu, il problema è attirare la gente, soprattutto chi viene da molto lontano.

Crea perciò una bella pagina nella quale spieghi, passo per passo  cosa ci troveranno gli utenti. Spiega perciò, attraverso un elenco ben fatto gli orari della giornata, per esempio:

  • ore 9.00-9.30 inizio incontro e presentazione
  • ore 9.30-10.30 argomento n.1 presentato da me
  • ore 10.30-12.00 argomento n.2 presentato da tizio e caio
  • ore 12.00-14.00 grande rinfresco assieme
  • ore 14.00-15.00 argomento n.3 con un caso tra i presenti preso in esame
  • ore 15.00-16.00 argomento n.4 presentato da sempronio
  • ore 16.00-17.00 discussione
  • ore 17.00-17.30 conclusione

Questo è dunque lo schema dell’orario, ma non dovrai dare solo questo, dovrai specificare anche cosa avranno dall’evento, per esempio:

  • chiavetta da 2GB con all’interno le slide, le immagini e i pdf dell’incontro
  • gadget del tuo brand
  • invio della registrazione tramite Dvd a proprio domicilio
  • possibilità di accedere all’area premium del sito per un mese dopo aver partecipato all’evento

insomma, più aggiunte ci metterai e più gli utenti saranno spronati a venire. Devi dare al loro il massimo dei servizi, così si ritroveranno a partecipare ad un evento unico che rimarrà, oltre che ad un’esperienza formativa, anche un’esperienza unica che i partecipanti porteranno con sè per tutta la vita. E’ inutile aggiungere quanto gli utenti poi saranno maggiormente fidelizzati al vostro brand.

Krikko

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